Documentos em dia podem ser decisivos para ter seu projeto eleito por um investidor

11/06/2012 – Celina Yamanaka, gerente administrativo-financeira do Instituto para o Desenvolvimento do Investimento Social (IDIS), participou como palestrante da quarta edição do Festival Latino-Americano de Captação de Recursos (FLAC), realizado em São Paulo de 23 a 25 de maio. Em sua apresentação, Celina lembrou a importância do processo de validação de uma organização social por meio dos documentos que regularizam suas atividades e como isso afeta a visão de doadores e financiadores de projetos na escolha de uma organização.

Os processos burocráticos são sempre trabalhosos, mas imprescindíveis, apontou Celina durante sua apresentação na FLAC. O planejamento estratégico de uma organização inclui reflexões sobre eficiência, transparência, resultados, qualidade, controle e boa administração. “A contabilidade sempre se relaciona com processos oficiais apenas para satisfazer as obrigações financeiras impostas às organizações e empresas” apontou a gerente. “Entretanto, ela é uma ferramenta de gestão essencial para auxiliar os dirigentes na tomada de decisão. Em especial no processo de transparência exigido cada vez mais pelos doadores.”

Na hora de compor documentos para formalizar suas atividades, os dirigentes devem ter em mente a necessidade de clareza de definição da missão, público-alvo, forma de atuação e governança. Celina também lembra que, quanto maior o nível de profissionalização da instituição, melhor impressão terão os potenciais doadores.

A boa impressão é consequência da transparência em relação a como a organização atua, da qualidade de seus resultados, da ativa participação do conselho, da auditoria (transparência financeira) e do formato de prestação de contas (monitoramento). Estes já são considerados requisitos mínimos para formação de parcerias, desenvolvimento de projetos e contatos para financiamentos e doações.

No caso das organizações do terceiro setor, a pendência de documentação pode afetar diretamente o processo de captação de recursos, visto que pode acarretar na invalidação da organização junto às empresas, impedindo o recebimento de doações e/ou recursos para o desenvolvimento de projetos. A documentação demonstra que a organização está em dia com as suas obrigações previstas no Estatuto Social (reuniões de conselho), que os pagamentos de impostos estão sendo feitos conforme exigidos por lei (certidões negativas) e que a organização se preocupa em criar um processo de transparência mínima (relatório de atividades, parecer de auditoria).

De acordo com Celina, “doadores e/ou financiadores consideram a validação como uma etapa preliminar para constatar se a organização está apta a receber recursos/doações - isto é, a documentação em dia é requisito mínimo e indispensável do processo de validação da organização”.

Nessa hora, é importante levar em conta os três "Is" da metodologia IDIS: Ideia, Indivíduo e Instituição. Ou seja, é importante responder às seguintes questões: a ideia é inovadora? Parte de um diagnóstico claro? Responde às necessidades reais? E a instituição? Está bem estruturada? Tem bons relacionamentos internos e externos? Tem boa gestão e equipe de captação? Os indivíduos estão trabalhando motivados e comprometidos? É aí que entra também a questão da liderança. Um bom líder é aquele capaz de equacionar bem as relações da organização, interna e externamente.

Do ponto de vista do doador, é preciso incentivá-lo a escolher causa, projeto, interesse e missão com as quais ele realmente se identifique. A organização deve estar afinada com essas expectativas, pois equipe e doador estarão se mobilizando na mesma direção e, por isso, as duas partes devem avaliar bem as propostas correntes.

É importante, também, que o investidor social visite a organização e converse com seus dirigentes, bem como entenda o formato proposto de prestação de contas da organização aos seus colaboradores, para que todo investimento seja consciente e possa gerar transformações sociais. "Os membros de conselho de uma organização, assim como os doadores, precisam sentir que fazem parte do processo e das atividades da organização."

Celina conclui que, a partir do momento que a instituição possui uma estrutura organizada, uma equipe capaz e comprometida, transparência na veiculação de relatórios de atividades e demonstrativos contábeis e dirigentes alinhados com a visão de futuro da organização, os investidores sociais se mostram mais confiantes no potencial e trabalho daquela organização. Além disso, o processo de fiscalização e monitoramento está cada vez mais frequente (em uma periodicidade menor), o que exige das organizações manterem a documentação permanentemente regularizada.

"Os recentes escândalos envolvendo organizações do terceiro setor impactaram diretamente na imagem da atuação das organizações e, em especial, nas exigências de documentação e informações do processo de validação, além de uma crescente demanda por planejamento estratégico", acrescentou Celina.